AS ÜHISTEENUSED ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISE PÕHIMÕTTED

Isikuandmete vastutav töötleja on AS Ühisteenused registrikood 11052490, Endla 15, 10122 Tallinn.

1. Sissejuhatus

1.1 Siit leiad informatsiooni kuidas ja millistel eesmärkidel toimub isikuandmete töötlemine ja milliseid meetmeid rakendame isikuandmete kaitsmiseks.

1.2 Lähtume isikuandmete töötlemisel alltoodud põhimõtetest:
1.2.1 isikuandmeid töödeldakse seaduslikult, õiglaselt ja andmesubjekti suhtes läbipaistvalt;
1.2.2 isikuandmeid kogutakse ainult konkreetsel ja kindlaks määratud eesmärgil;
1.2.3 isikuandmed on õiged ja ajakohastatud;
1.2.4 isikuandmeid säilitatakse andmesubjekti tuvastamist võimaldavas vormis ainult seni, kuni see on isikuandmete töötlemise eesmärgiks vajalik;
1.2.5 isikuandmeid töödeldakse viisil, mis tagab isikuandmete piisava turvalisuse, sealhulgas kaitse lubamatu või ebaseadusliku töötlemise ja juhusliku kadumise, hävimise või kahjustumise eest, rakendades selleks vajalikke tehnilisi või korralduslike meetmeid ning tegutsedes isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate andmesubjektide õiguste alusel.

1.3 Töötleme isikuandmeid konfidentsiaalselt ja kooskõlas õigusnormidega. Isikuandmed saavad meile teatavaks teenuse osutamise ning meie e-keskkondade kasutamisega seoses.
1.4 Meie teenuseid ja e-keskkondi saab kasutada lepingulise kliendina, kellegi teise poolt sõlmitud lepingu alusel teenuse kasutajana või lihtsalt külastades e-keskkondi (ilma, et olete lepinguline klient).
1.5 Muudatustest „AS Ühisteenused isikuandmete töötlemise põhimõtetes“ teavitame kodulehe kaudu, e-kirja teel või muul mõistlikul viisil. Dokumendi muudatuste halduse avaldame punktis 13. Dokument on kättesaadav kodulehel www.parkimine.ee.

2. Mõisted
2.1 Vastutav töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes üksi või koos teistega määrab kindlaks isikuandmete töötlemise eesmärgid ja vahendid.
2.2 Andmesubjekt. Eraisik, kelle kohta on AS-l Ühisteenused teavet või teave, millega on võimalik isikut tuvastada. Andmesubjektid on näiteks kliendid, potentsiaalsed kliendid (küsivad pakkumisi, ent lepingut ei sõlmi), e-keskkondade külastajad, leppetrahvile vaide esitajad, koostööpartnerid ning nende töötajad, AS-i Ühisteenused tööle kandideerijad jt.
2.3 Isikuandmed. Igasugune teave tuvastatud või tuvastatava andmesubjekti kohta. Isikuandmed võivad olla sinu kui eraisikuga seotud konkreetselt või kaudselt. Isikuandmete koosseis on kirjeldatud punktis 3.
2.4 Isikuandmete töötlemine on igasugune andmesubjekti isikuandmetega tehtav toiming (isikuandmete kogumine, salvestamine, säilitamine, muutmine, juurdepääsu võimaldamine, kasutamine, edastamine, kustutamine, hävitamine).
2.5 Klient. Füüsiline või juriidiline isik, kes on sõlminud AS-i Ühisteenused teenuse osutamisega seotult lepingu.
2.6 Kliendi kontaktisik. Kliendi poolt lepingus määratud eraisik, kellel on õigus klienti esindada AS-iga Ühisteenused sõlmitud lepingu täitmisel.Vaata lisaks punktist 15 „Muud tingimused“.
2.7 Volitatud töötleja. Füüsiline või juriidiline isik, kes töötleb isikuandmeid AS-i Ühisteenused nimel (arevete koostajad ja väljastajad, võlgade sissenõudjad, andmesüsteemide haldajad ja arendajad, turunduspartnerid jne).
2.8 Külastaja. Isik, kes külastab e-keskkondi (nt kodulehte). Need on olukorrad, kui kodulehe kaudu esitate leppetrahvi/viivistasuotsuse vaide.
2.9 E-keskkond. Need on keskkonnad, nagu AS-i Ühisteenused koduleht, iseteeninduse keskkond.
2.10 Seaduslikkus. Isikuandmete töötlemine saab toimuda lepingu täitmiseks, andmesubjekti nõusoleku alusel, AS-i Ühisteenused õigustatud huvi korral, väljaarvatud juhul, kui sellise huvi kaaluvad üles andmesubjekti huvid, ja seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks (võlaõigusseadus, raamatupidamise seadus, töölepingu seadus jne).
2.11 Õiglus. Andmesubjektil on olemas teave, kuidas tema isikuandmeid töödeldakse.
Läbipaistvus. Andmesubjektile kokkuvõtlikult, selgelt ja arusaadavalt edastatav teave tema isikuandmete töötlemise kohta, mis on lihtsasti kättesaadavas vormis, kasutatakse selget ja lihtsat keelt.
2.13 Eesmärgipärasus. Isikuandmeid kogutakse üksnes kindlaks määratud eesmärkidel.
2.14 Õigsus. Isikuandmed on õiged ja ajakohastatud ja ebaõiged isikuandmed kustutatakse või parandatakse viivitamatult.

3. Isikuandmete koosseis
Jagame andmed kategooriatesse, et oleks kergem mõista nende koosseisu.
3.1 Põhiandmed on ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoha ja objektiaadress, epostiaadress, telefoninumber, tellitud teenuste  (teenused ja lisateenused, teenuste maksumus ja arveldusandmed (maksetähtajad, arvete saatmise viis, esitatud arved ja laekumata arved, andmed võlgnevuste kohta, maksja andmed)), kliendi kontaktisiku ees- ja perekonnanimi ja isikukood, IP-aadress, klientide pöördumised ja telefonikõned, kaebustega seoses esitatud andmed.
3.2 Jälgimisseadmestiku andmed tekivad AS Ühisteenused parklates ja pesulates jälgimisseadmestiku kasutamisest vara valveks ja isikute kaitseks.

4. Isikuandmete töötlemise alus ja eesmärgid
Töötleme isikuandmeid lepingu täitmiseks, seadustest tulenevate kohustuse täitmiseks, õigustatud huvist lähtuvalt või andmesubjekti nõusoleku alusel.

4.1 Töötlemine lepingu täitmiseks
Lepingu täitmiseks töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

Eesmärk Andmekatergooria
Lepingueelne suhtlus Põhiandmed
Klientide teenindamine (lepingute sõlmimine, isikute tuvastamine, klientide pöördumiste ja teeninduskõnete haldamine) Põhiandmed
Teenuste osutamine Põhiandmed
Kliendiandmete parandamine ja täiendamine Põhiandmed
Arveldus (arvete koostamine, esitamine ja maksete kogumine) Põhiandmed
Võlgnevuste sissenõudmine ja loovutamine Põhiandmed
Kohtute poole pöördumine õigusnõudega seoses Põhiandmed

4.2 Töötlemine õigustatud huvi korral
Õigustatud huvist lähtuvalt töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

Eesmärk Andmekatergooria
Kontaktisikute isikuandmete töötlemine Põhiandmed
Teenuste arendamine Põhiandmed
Krediidivõimelisuse ja maksekäitumise hindamine, et otsustada kas ja millistel tingimustel kliendile teenust müüa Põhiandmed
Kliendiürituste ja kampaaniate korraldamine Põhiandmed
Organisatsioonilistel eesmärkidel andemte edastamine AS-i Ühisteenused siseselt Põhiandmed
Jälgimisseadmestiku kasutamine AS Ühisteenused parklates ja pesulates Jälgimisseadmestiku andmed
IP-aadresside töötlemine rünnakute ja pettuste vältimiseks Põhiandmed

4.3 Töötlemine nõusoleku alusel
Nõusoleku alusel töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

Eesmärk Andmekatergooria
Leppetrahvi vaietele vastamine Põhiandmed
Müügipakkumiste saatmine Põhiandmed

4.4 Töötlemine seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks
Seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks töötleme isikuandmeid alltoodud eesmärkidel.

Eesmärk Andmekatergooria
Riigiasutuste päringutele vastamine Põhiandmed, jälgimsseadmestiku andmed
Raamatupidamine Põhiandmed
Andmesubjektide päringutele vastamine isikuandmete kaitse üldmäärusest tulenevate kohustuste täitmiseks Põhiandmed, jälgimsseadmestiku andmed


5. Isikuandmete töötlemise turvalisus

Peame isikuandmete konfidentsiaalsena hoidmist ja kaitset väga oluliseks ning rakendame isikuandmete kaitsel asjakohaseid korralduslikke ja tehnilisi meetmeid.
5.1 Korralduslikud meetmed
Meie töötajad on informeeritud ja koolitatud andmekaitse küsimustes. Meil on isikuandmete töötlemiseks ja turvalisuse tagamiseks asjakohased juhendid ja eeskirjad. Andmetele juurdepääsuks on kehtestatud juurdepääsu õigused ja juurdepääsu isikuandmetele võimaldatakse üksnes isikutele, kellel on selleks tööülesannetest lähtuv vajadus.
5.2 Tehnilised meetmed
Meil on kasutusel andmekogud, mis võimaldavad ligipääsu tasemete määramist ja mõistlikus ning vajalikus ulatuses töötlemistoimingute logimist. Kasutame viirusetõrjet ja tulemüüri, isikuandmete sünonüümimist ja anonüümimist. Isikuandmeid töötlevates infosüsteemides on tagatud riist- ja tarkvara abil isikuandmete konfidentsiaalsus, terviklikkus ja kättesaadavus.

6. IP-aadresside töötlemine
IP-aadress saab teatavaks, kui külastate meie e-teeninduse keskkonda. IP-aadress saab teatavaks, kui esitate parkimistrahvile vaide iseteeninduse kaudu. IP-aadresside töötlus on vajalik pettuste ja rünnakute vältimiseks.

7. Andmete edastamine kolmandatele isikutele
Edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele ulatuses, mis on vajalik punktis 4 toodud eesmärkide saavutamiseks.
Isikuandmeid edastame:
7.1 andmesubjekti esindajale või tema poolt näidatud volitatud isikule. Näiteks andmesubjekt volitab enda nimel volikirja alusel andmeid avalikustama tema poolt näidatud kolmandale isikule;
7.2 andmesubjekti avalduse alusel teisele vastutavale töötlejale (andmete ülekandmise õiguse teostamine);
7.3 volitatud töötlejatele (arhiiviteenus, võlgade sissenõudmine, võlanõude loovutamine kolmandale isikule, arvete koostamine ja väljastamine, infosüsteemide arendamine jne).
7.4 riigiasutustele (politsei-ja piirivalveamet, maksu- ja tolliamet, kohus, konkurentsiamet, tarbijakaitseamet jne).

8. Andmesubjekti õigused ja pöördumiste esitamine
Andmesubjektil on isikuandmete töötlemisega seoses õigus:
8.1 saada teavet kogutud isikuandmete kohta;
8.2 tutvuta kogutud andmetega;
8.3 ebaõigete isikuandmete parandamisele;
8.4 taotleda andmete kustutamist. Andmed saab kustutada, kui ei ole seaduslikku alust edasiseks töötlemiseks;
8.5 nõuda isikuandmete töötlemise piiramist. Õigus tekib siis, kui isikuandmete töötlemine ei ole seaduse alusel lubatud või andmesubjekt vaidlustab isikuandmete õigsuse. Õigus nõuda isikandmete töötlemise piiramist ajaks, mis võimaldab AS-l Ühisteenused isikuandmete õigsust kontrollida või kui isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik või andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
8.6 nõuda andmete ülekandmist. Andmesubjektil on õigus saada isikuandmed masinloetaval kujul endaga kaasa või nõuda andmete edastamist teisele vastutavale töötlejale. Samas me ei taga, et teine teenusepakkuja on võimeline andmeid väljastataval kujul vastu võtma.
8.7 esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta, mis toimub õigustatud huvi alusel;
8.8 võtta tagasi nõusolek, kui isikuandmete töötlemise aluseks on andmesubjekti nõusolek;
8.9 pöörduda kaebusega AS-i Ühisteenused, Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole, kui andmesubjekt leiab, et isikuandmete töötlemisel on tema õigusi rikutud.

9. Isikuandmete säilitamine

9.1 Isikuandmeid säilitame perioodil, mis on vajalik eesmärkide saavutamiseks või seni kaua, kuni seadusega pandud kohustuste täitmine seda ette näeb.
9.2 Kui ärivajadusest lähtuvalt vajame statistikaks andmeid kauem kui eespool nimetatud punktis oleme välja toonud, säilitame andmeid anonüümitud kujul. Anonüümimine tähendab, et andmed ei ole isikustatavad tagasi.
9.3 Tabelis on toodud isikuandmete säilitamise tähtajad. Tegemist ei ole täieliku loeteluga. Teatud juhtudel kehtivad kustutamisele erandid. Kustutamist võime keelata oma õiguste kaitseks (nt andmeid on vaja kohtumenetluses).

Isikuandmete kirjeldus Säilitamise tähtaeg
Juhtimiskeskuse ja klienditeenindajate kõned 4 kuud
Kirjavahetus klientidega 7 aastat lepingu lõppemisest
Kliendi kontaktisikute andmed 3 aastat 6 kuud lepingu lõpetamisest
Kliendilepingud ja -lisad 7 aastat lepingu lõpetamisest
Hinnapakkumised/müügipakkumised 3 aastat
Raamatupidamise andmed 7 aastat lepingu lõpetamisest
Leppetrahvide vaietega seotud andmed 3 aastat
Võlgnevuse andmed, kui ei ole sissenõudmise menetlust 3 aastat
Võlgnevuste andmed, kui on alustatud kohtu kaudu sissenõudmise menetlust 10 aastat võlgnevuse tekkimisest
Jälgimisseadmestiku salvestised 1 kuu

 

10. Teeniduskõnede salvestamine
Salvestame kõned AS Ühisteenused numbrile 6 511 515. Telefonikõnede salvestamine on teenuse osutamise lahutamatu tingimus. Salvestamise eesmärk on kasutada kõnesalvestusi tahteavalduste või tehtud tehingute tõendamiseks ja klientide paremaks teenindamiseks.

Kõne kohta on teada toimumise aeg, helistaja number ja valitud number.

11. Jälgimisseadmestiku kasutamine AS Ühisteenused parklates ja pesulates
Kasutame AS Ühisteenused parklates ja pesulates jälgimisseadmestikku vara ja isikute kaitseks. Jälgimisseadmestiku kasutamisest teavitame videovalve kleebistega. Jälgimisseadmestiku salvestisele tagame juurdepääsu riigiasutustele õigusrikkumiste menetlemiseks (politsei- ja piirivalveamet jne). Andmesubjekt võib põhjendatud sooviavalduse korral taotleda enda kohta käiva salvestise vaatamist või väljastamist (punkt 13 kohaselt). Jätame sooviavaluse rahuldamata, kui salvestiste näitamine kahjustab teiste isikute huve (kui salvestisel on nähtavad ka teised isikud).

12. Muud tingimused
Klient tagab, et tema kontaktisik on informeeritud, mis eesmärkidel AS Ühisteenused andmeid kasutab ja millised andmed on ta AS-le Ühisteenused esitanud (ees- ja perekonnanimi, telefoni number, isikukood), ning on andnud nõusoleku andmete esitamiseks.
Kontaktisikute andmeid kasutatakse vaid andmete töötlemise eesmärkide saavutamiseks.. Kontaktisiku isikukood saab teatavaks, kui klient võimaldab kontaktisikul kasutada e-teenindust.

13. Kontakt
Isikuandmete töötlemisega seotud teabe saamiseks, andmete korrigeerimiseks, kaebuste esitamiseks ja nõusolekute tagasivõtmiseks palume pöörduda meie klienditeeninduse poole telefonil 6 511 515 või parkimine@yhisteenused.ee.
Punkt 8 alusel tehtud päringutele vastame 30 päeva jooksul. Kui vastamine on oluliselt rohkem aega ja ressurssi nõudev, pikendame vastamise tähtaega kuni kahe kuu võrra. Tähtaja pikendamisest anname teada kohe, kui pikendamise vajadus on selgunud.

14. Dokumendi muudatuste haldus

Avaldamise kuupäev Kehtivuse algus ja versiooni number Muudatuste sisu punktide kaupa
25.05.2018 25.05.2018 versioon 1 Esmakordne
29.05.2018 29.05.2018 versioon 2 Lisatud punkt: 11
Muudetud punkt:  3.3; 4.2; 4.4; 9.3;